Bestellungen

Jede Bestellung landet in einer einzigen Transaktionsliste – egal, ob die KI sie aus einem Chat erstellt hat, sie über den Checkout einer Landing Page oder deines Online-Shops kam oder du sie von Hand eingetragen hast. Von hier aus bringst du jede Bestellung zum Abschluss: Zahlung bestätigen, Sendungsnummern eintragen, Rechnungen und Versandnotizen drucken und Bestellungen an dein Team übergeben.

Öffne Bestellungen → Transaktionen im Bereich Produkte & Bestellungen der Seitenleiste.

Du siehst Bestellungen nicht im Menü?

Die Seitenleiste richtet sich nach deinem Geschäftsfokus. Klicke unten in der Seitenleiste auf Alle Funktionen zeigen. Fehlt der Eintrag dann immer noch, enthält dein Paket möglicherweise keine Transaktionen – sieh unter Abrechnung & Pakete nach.

Transaktionsliste

Eine leere Seite Transaktionen: vier Übersichtskarten Gesamtbestellungen, Bezahlt, Unbezahlt und Bezahlverhältnis; ein Suchfeld, eine Datumsbereichsauswahl und die Schaltflächen Meine Transaktionen, Nicht zugewiesen und Erweiterter Filter; darunter die Meldung „Noch keine Transaktionen“.

Die Übersichtskarten zählen die Bestellungen im gewählten Datumsbereich:

Karte	Bedeutung
Gesamtbestellungen	Anzahl der Bestellungen
Bezahlt	Vollständig bezahlte Bestellungen
Unbezahlt	Noch nicht bezahlte Bestellungen
Bezahlverhältnis	Anteil der bezahlten Bestellungen in Prozent

Sobald Bestellungen eingehen, sieht die Tabelle so aus:

Die Transaktionsliste mit Beispielbestellungen: Bestellnummer mit Datum, Name und Telefonnummer des Kunden, Quelle (AI-Chatbot, Landing Page, Manuell), CS-Handler, Badges für Bestell- und Zahlungsstatus (Ausstehend/Unbezahlt, In Bearbeitung/Bezahlt, Versand/Bezahlt, Abgeschlossen/Bezahlt), Gesamtbetrag, Sendungsnummer und eine Aktionsschaltfläche.

Spalte	Was sie zeigt
Bestell-Nr.	Bestellnummer und Erstellungsdatum. Klicke darauf, um die Bestellung zu öffnen
Kunde	Name und Telefonnummer des Käufers
Quelle	Woher die Bestellung kam (siehe unten)
CS-Handler	Das Teammitglied, das die Bestellung bearbeitet. — bedeutet nicht zugewiesen
Status	Bestellstatus und Zahlungsstatus
Gesamt	Gesamtsumme inklusive Versand
Tracking	Kurier und Sendungsnummer, sobald versendet
Aktionen	Anzeigen, Bearbeiten und Löschen

Bestellquellen

Quelle	Bedeutung
Manuell	Von deinem Team über Transaktion hinzufügen erstellt
AI-Chatbot	Von der KI aus einem Chat erstellt. Siehe KI-Verkauf & Checkout im Chat
Landing Page	Aus dem Checkout-Formular einer Landing Page. Der Name der Seite steht unter dem Badge
Online-Shop	Aus dem Checkout deines Online-Shops

Suchen & filtern

• Suchfeld – suche nach Bestellnummer, Kundenname oder Telefonnummer.
• Datumsbereich – beschränkt die Bestellungen auf einen Zeitraum.
• Meine Transaktionen – nur Bestellungen, die dir zugewiesen sind.
• Nicht zugewiesen – nur Bestellungen, die noch niemand bearbeitet.
• Erweiterter Filter – filtert nach Bestellstatus und Zahlungsstatus.

Der Dialog Erweiterter Filter über der Transaktionsliste: Auswahlfelder für Bestellstatus und Zahlungsstatus, die Schalter „Nur meine Transaktionen“ und „Nur nicht zugewiesen“ sowie die Schaltflächen Filter zurücksetzen, Abbrechen und Anwenden.

Filter	Was er bewirkt
Bestellstatus	Ausstehend, In Bearbeitung, Versand, Abgeschlossen, Storniert oder Erstattet
Zahlungsstatus	Unbezahlt oder Bezahlt
Nur meine Transaktionen	Wie die Schaltfläche Meine Transaktionen
Nur nicht zugewiesen	Wie die Schaltfläche Nicht zugewiesen

Klicke auf Anwenden, um den Filter zu nutzen, oder auf Filter zurücksetzen, um ihn zu löschen.

Bestellungen deinem Team zuweisen

Hake in der Spalte ganz links mehrere Bestellungen an, klicke auf CS zuweisen und wähle ein Teammitglied aus. Eine einzelne Bestellung kannst du auch über ihre Detailseite zuweisen.

Bestellstatus

Jede Bestellung hat zwei voneinander unabhängige Status: den Bestellstatus (wie weit sie fortgeschritten ist) und den Zahlungsstatus (bezahlt oder nicht).

Bestellstatus	Bedeutung
Ausstehend	Neue Bestellung, noch nicht bearbeitet
In Bearbeitung	Die Bestellung wird vorbereitet
Versand	An den Kurier übergeben (oder selbst abgeholt / selbst geliefert)
Abgeschlossen	Der Käufer hat sie erhalten
Storniert	Die Bestellung wurde mit Angabe eines Grundes storniert
Erstattet	Die Zahlung wurde mit Angabe eines Grundes an den Käufer zurückerstattet

Zahlungsstatus	Bedeutung
Unbezahlt	Noch keine Zahlung erfasst
Teilweise bezahlt	Eine Anzahlung wurde geleistet. Das Badge zeigt den offenen Restbetrag
Bezahlt	Vollständig bezahlt

Der normale Ablauf ist Ausstehend → In Bearbeitung → Versand → Abgeschlossen. Weitere erlaubte Wechsel:

Von	Kann wechseln zu
Ausstehend	In Bearbeitung, Storniert, Erstattet
In Bearbeitung	Ausstehend, Versand, Storniert, Erstattet
Versand	Ausstehend, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Erstattet
Abgeschlossen	Erstattet
Storniert	Ausstehend (falls versehentlich storniert)
Erstattet	Ausstehend (falls versehentlich erstattet)

Der Lagerbestand folgt dem Status

Der Produktbestand wird abgezogen, sobald eine Bestellung auf Versand oder Abgeschlossen steht, und automatisch zurückgebucht, wenn die Bestellung zurück auf Ausstehend/In Bearbeitung gesetzt, storniert oder erstattet wird.

Bestelldetails

Klicke auf eine Bestellnummer, um sie zu öffnen.

Eine Bestellung mit Status Ausstehend und Unbezahlt: oben die Schaltflächen Bestellung bearbeiten, Anderer Status, Drucken, Öffentliche Rechnung anzeigen, Bearbeiten und Löschen; eine Statusleiste Erstellt, Ausstehend, In Bearbeitung, Versand, Abgeschlossen; Bestellinfo, Kunde & Zahlung und eine Produkttabelle mit Zwischensumme, Versandkosten und Gesamtsumme; rechts die Karten Absenderadresse, Empfängeradresse und Versand, jeweils mit einer Schaltfläche Bearbeiten.

Bereich	Was er zeigt
Status in Bearbeitung	Eine Zeitleiste von Erstellt bis Abgeschlossen mit dem Datum jedes Schritts
Bestellinfo	Bestelldatum und wann die Bestellung bearbeitet, versendet und abgeschlossen wurde
Kunde & Zahlung	Name, Telefon, E-Mail und Zahlungsmethode
Produkte	Produkte, Mengen, Preise, Zwischensumme, Versandkosten und Gesamtsumme
Absenderadresse / Empfängeradresse	Die Adresse deines Lagers und die Adresse des Käufers. Klicke auf Bearbeiten, um sie zu ändern
Versand	Kurier, Dienst, Kosten und Sendungsnummer. Klicke auf Bearbeiten, um sie zu ändern
CS Bearbeiter	Das zuständige Teammitglied, mit Zuweisen, Ändern oder Entfernen
Zahlung	Erscheint, sobald eine Zahlung erfasst ist – Methode, Betrag, Quelle (Gateway oder Manuell) und Überweisungsnachweis

Die vollständige Detailseite einer ausstehenden Bestellung, von den Aktionsschaltflächen oben bis zur Karte Versand und dem Hinweis auf die noch nicht erhaltene Zahlung unten.

Solange die Bestellung unbezahlt ist, erscheint der Hinweis Zahlung noch nicht erhalten – teile den Link zur öffentlichen Rechnung, damit der Kunde bezahlen kann.

Schaltflächen oben

Schaltfläche	Was sie bewirkt
Schaltfläche für den nächsten Schritt	Eine Hauptschaltfläche passend zum Status: Bestellung bearbeiten (Ausstehend), Bestellung versenden (In Bearbeitung), Als erledigt markieren (Versand)
Anderer Status	Wechsel zu jedem erlaubten Status, einschließlich Stornierung und Erstattung, sowie Änderung des Zahlungsstatus
Drucken	Rechnung drucken, Transaktion drucken oder Versandnotiz drucken
Öffentliche Rechnung anzeigen	Öffnet die Rechnungsseite, die du mit dem Kunden teilen kannst
Bearbeiten	Produkte, Kunde und Adressen ändern. Nur bei Bestellungen mit Status Ausstehend
Löschen	Die Bestellung löschen. Nur bei Bestellungen mit Status Ausstehend, Storniert oder Erstattet

Eine Bestellung abwickeln

1. Bestellung bearbeiten

Klicke auf Bestellung bearbeiten. Der Dialog Als in Bearbeitung markieren öffnet sich.

Der Dialog „Als in Bearbeitung markieren“ mit dem nicht angehakten Kontrollkästchen „Auch als bezahlt markieren“ und den Schaltflächen Abbrechen und Bestätigen.

Hat der Käufer bereits bezahlt, hake Auch als bezahlt markieren an und gib die Zahlung ein:

Der Dialog „Als in Bearbeitung markieren“ mit angehaktem „Auch als bezahlt markieren“: die Tabs für die Zahlungsmethode Banküberweisung, E-Wallet, Bargeld und Nachnahme; eine Bankkontoauswahl mit „Noch keine Bankkonten“ und dem Link „In den Einstellungen hinzufügen“; ein Betragsfeld mit einer Übersicht aus Gesamt, Bezahlt und Offen; und ein optionaler Upload für den Überweisungsnachweis.

Feld	Details
Zahlungsmethode	Banküberweisung, E-Wallet, Bargeld oder Nachnahme
Bankkonto auswählen	(Banküberweisung) Das Konto, auf das der Käufer gezahlt hat. Konten fügst du unter Einstellungen → Bankkonten hinzu
E-Wallet Name	(E-Wallet) z. B. OVO, GoPay, DANA, ShopeePay
Betrag	Gib den vollen Betrag ein oder einen Teil davon als Anzahlung. Die Übersicht darunter zeigt Gesamtbetrag, bereits Bezahltes und den offenen Rest. Der Betrag darf den offenen Betrag nicht übersteigen
Überweisungsnachweis (optional)	JPG, PNG, WebP oder PDF, bis 5 MB

Klicke auf Bestätigen. Der Status wechselt zu In Bearbeitung.

2. Bestellung versenden

Wenn die Ware versandbereit ist, klicke auf Bestellung versenden.

Der Dialog „Als Versand markieren“ mit den Feldern Kurier, Dienst (optional), Versandkosten und Sendungsnummer (optional) sowie den Schaltflächen Abbrechen und Als Versand markieren.

Feld	Details
Kurier (Pflichtfeld)	Der Versandkurier oder Eigene Lieferung / Abholung im Laden, wenn du keinen nutzt
Dienst (optional)	Die Serviceart des Kuriers, z. B. REG, YES, OKE
Versandkosten	Die Liefergebühr. Bereits ausgefüllt, wenn der Versand beim Checkout berechnet wurde
Sendungsnummer (optional)	Die Sendungsnummer des Kuriers, z. B. JNE12345678. Du kannst sie später in der Karte Versand nachtragen

Klicke auf Als Versand markieren. Kurier und Sendungsnummer erscheinen in der Karte Versand, in der Transaktionsliste und auf der öffentlichen Rechnung.

Eine Bestellung mit Status Versand; die Karte Versand zeigt den Kurier JNE, den Dienst REG und eine Sendungsnummer.

Bestellungen ohne Lieferung

Bei Dienstleistungen, Vermietungen oder Abholung im Laden wählst du beim Markieren als versendet im Feld Kurier die Option Abholung im Laden oder Eigene Lieferung und machst dann mit Als erledigt markieren weiter.

3. Als erledigt markieren

Sobald der Käufer die Bestellung erhalten hat, klicke auf Als erledigt markieren. Im Dialog Als abgeschlossen markieren kannst du die Bestellung zusätzlich als bezahlt markieren (praktisch bei Nachnahme) und eine fehlende Sendungsnummer ergänzen. Klicke auf Abschluss bestätigen.

Hier eine Bestellung In Bearbeitung, die bereits bezahlt ist – die Hauptschaltfläche wechselt zu Bestellung versenden, und die Zahlungsmethode steht in der Kundenkarte:

Eine Bestellung mit Status In Bearbeitung und Bezahlt, mit der Hauptschaltfläche „Bestellung versenden“ und der Zahlungsmethode in der Karte Kunde & Zahlung.

Stornieren & erstatten

Öffne Anderer Status:

• Transaktion stornieren – gib einen Abbruchgrund ein und klicke dann auf Abbruch bestätigen. Der Status wird zu Storniert.
• Als Rückerstattung markieren – nur bei Bestellungen mit Status Bezahlt. Gib einen Rückerstattungsgrund ein und klicke dann auf Rückerstattung bestätigen. Der Status wird zu Erstattet, der Zahlungseintrag wird entfernt und der Zahlungsstatus springt zurück auf Unbezahlt.

Der Grund für Stornierung oder Erstattung wird auf der Detailseite und auf der öffentlichen Rechnung angezeigt. Hast du versehentlich storniert oder erstattet, setze die Bestellung mit Als ausstehend markieren zurück.

Den Zahlungsstatus ändern

Unter Anderer Status findest du außerdem:

• Als bezahlt markieren – erfasst eine Zahlung, ohne den Bestellstatus zu ändern.
• Als unbezahlte markieren – setzt den Zahlungsstatus zurück. Die Zahlungsdaten, einschließlich eines Überweisungsnachweises, werden dauerhaft gelöscht.

Gateway-Zahlungen sind gesperrt

Zahlungen, die automatisch über ein Zahlungsgateway eingegangen sind, können nicht manuell geändert werden.

Vom Kunden hochgeladene Nachweise prüfen

Kunden können ihren Überweisungsnachweis selbst über die öffentliche Rechnung hochladen. Er erscheint in der Karte Zahlung als Warten auf Verifizierung. Klicke auf dieser Karte auf Genehmigen oder Ablehnen, um Zahlung überprüfen zu öffnen, prüfe Betrag und Nachweisbild und klicke dann auf Genehmigen – oder auf Ablehnen mit einer Begründung (zum Beispiel ungültiger Nachweis oder falscher Betrag).

Öffentliche Rechnung

Öffentliche Rechnung anzeigen öffnet eine Rechnungsseite, die du dem Kunden schicken kannst. Dort kann der Kunde:

• Bestell- und Zahlungsstatus, die Produkte sowie Versand- und Tracking-Infos sehen.
• Ein Empfängerkonto auswählen, überweisen und seinen Überweisungsnachweis hochladen.
• Die Bestellung unter Angabe eines Grundes stornieren.

Dokumente drucken

Klicke auf Drucken und wähle:

Dokument	Inhalt
Rechnung drucken	Die Rechnung für den Kunden, mit Zahlungsinformationen
Transaktion drucken	Eine Bestellübersicht für deine Unterlagen
Versandnotiz drucken	Ein Lieferschein: Absender, Empfänger, Sendungsnummer und Unterschriftsfelder

Eine Bestellung manuell hinzufügen

Für Bestellungen per Telefon, Direktnachricht oder direkt im Laden klickst du auf Transaktion hinzufügen.

Der obere Teil des Formulars Transaktion hinzufügen: eine leere Karte Produkte mit der Schaltfläche „Produkt hinzufügen“, die Karte Ursprungsadresse mit dem Hinweis, dass keine Adresse gespeichert ist, und dem Link „Adressen verwalten“, darunter die Überschrift Kunde & Empfängeradresse sowie die Schaltflächen Abbrechen und Speichern.

1. Produkte hinzufügen. Klicke auf Produkt hinzufügen, gib einen Produktnamen oder eine SKU ein, lege die Menge fest und passe bei Bedarf den Preis an. Der verfügbare Bestand wird als Hinweis angezeigt.

Der Dialog „Produkt hinzufügen“ im Transaktionsformular: eine Produktauswahl mit Suche nach Name oder SKU, ein Mengenzähler, Preis und Zwischensumme.

2. Absenderadresse wählen. Wähle eine deiner gespeicherten Geschäftsadressen. Gibt es keine, klicke auf Adressen verwalten – siehe Geschäftsadressen.
3. Kunden wählen. Gib unter Kunde einen Namen oder eine Telefonnummer ein. Ist der Kunde neu, wähle + „…“ als neuen Kunden anlegen und gib Name und WhatsApp-Nummer ein. Eine bereits beim Kontakt gespeicherte Adresse wird automatisch übernommen.
4. Empfängeradresse eingeben. Wähle Bundesland, Stadt / Landkreis, Bezirk und Unterbezirk und fülle dann Postleitzahl und Vollständige Adresse aus. Bei Dienstleistungen, Vermietungen oder Abholung im Laden schaltest du Versand nötig? aus – dann ist keine Adresse nötig.
5. Lege das Datum fest, füge bei Bedarf eine Notiz hinzu und klicke auf Speichern.

Das vollständige Formular Transaktion hinzufügen: die Karten Produkte und Ursprungsadresse, darunter Kunde & Empfängeradresse mit dem Schalter „Versand nötig?“, Bundesland, Stadt / Landkreis, Bezirk, Unterbezirk, Postleitzahl, Vollständige Adresse und Notiz.

Die neue Bestellung wird als Ausstehend und Unbezahlt gespeichert. Kurier und Versandkosten legst du in der Karte Versand auf der Detailseite fest.

Die Adresse wird beim Kontakt gespeichert

Die Empfängeradresse der Bestellung wird auch beim Kontakt des Kunden gespeichert, sodass seine nächste Bestellung automatisch ausgefüllt wird.

WhatsApp-Benachrichtigungen

cshub kann dem Kunden automatisch per WhatsApp Bescheid geben, wenn eine Bestellung bearbeitet, versendet (mit Sendungsnummer), abgeschlossen oder storniert wird – und dein Team informieren, wenn eine neue Bestellung oder ein Überweisungsnachweis eingeht. Empfänger und Nachrichtenvorlagen legst du unter Benachrichtigungen fest.

Einschränkungen

• Bestellungen können nur bearbeitet werden, solange sie Ausstehend sind.
• Bestellungen können nur gelöscht werden, solange sie Ausstehend, Storniert oder Erstattet sind.
• Die Anzahl der Transaktionen richtet sich nach dem Kontingent deines Pakets. Ist es ausgeschöpft, können keine neuen Bestellungen mehr erstellt werden – auch nicht von der KI oder über Landing Pages –, bis du upgradest. Sieh unter Abrechnung & Pakete nach.

Verwandte Themen

• Produkte & Lager
• Versand & Versandkosten
• Abgebrochene Warenkörbe
• KI-Verkauf & Checkout im Chat
• Berichte & Protokolle