Data & template

Data & template adalah tempat kamu menyiapkan data dasar yang dipakai di seluruh cshub — kategori dan custom field kontak, label chat, status dan kategori tiket, file media, template pesan WhatsApp, dan balasan cepat — supaya tim bekerja dengan istilah dan pesan yang seragam.

Semua yang kamu buat di sini muncul lagi di menu lain: kategori dipakai untuk menyaring broadcast, label menandai percakapan di CRM Chat, template pesan dipakai balasan kata kunci dan notifikasi, dan seterusnya.

Membuka Data & Template

Klik Data & Template di sidebar, grup Pengaturan.

Halaman Data & Template dengan keterangan "Kontak, kategori, label, media, dan template pesan yang dipakai di semua menu.": sembilan kartu — Database Kontak, Kategori, Custom Field, Label Chat, Kategori Tiket, Status tiket, Media Manager, Template Pesan, dan Balasan Cepat — masing-masing dengan keterangan singkat.

Kartu	Untuk apa	Dibahas di
Database Kontak	Daftar lengkap kontak	Kontak
Kategori	Mengelompokkan kontak (misalnya Customer, Lead, Partner)	Di bawah
Custom Field	Isian tambahan untuk kontak (misalnya Sumber Lead, Budget)	Di bawah
Label Chat	Penanda cepat di percakapan (misalnya Hot Lead, VIP)	Di bawah
Kategori Tiket	Jenis masalah tiket support	Di bawah
Status tiket	Tahap tiket support, jadi kolom di papan tiket	Di bawah
Media Manager	Folder dan file media bisnis	Di bawah
Template Pesan	Template WhatsApp untuk broadcast, follow-up, auto-reply, dan notifikasi	Di bawah
Balasan Cepat	Jawaban siap pakai untuk tim CS di CRM Chat	Balasan cepat

Setelah membuka salah satu kartu, deretan tab di atas memudahkan kamu pindah antar-bagian tanpa kembali ke halaman utama.

Kategori kontak

Kategori mengelompokkan kontak berdasarkan tipenya, untuk segmentasi broadcast dan filter cepat di daftar kontak.

Halaman Kategori Kontak di tab Kategori dengan keterangan "Kelompokkan kontak berdasarkan tipe (mis. Customer, Lead, Partner)...", tulisan "Total 0 kategori", tombol Tambah Kategori, dan keadaan kosong "Belum ada kategori" dengan tombol "Tambah Kategori Pertama".

1. Klik Tambah Kategori.
2. Isi Nama Kategori, misalnya Customer, Lead, atau Partner (maksimal 255 karakter).
3. Klik Tambah.

Dialog "Tambah Kategori" dengan isian Nama Kategori dan tombol Batal serta Tambah.

Kolom Total Kontak menunjukkan berapa kontak yang memakai kategori itu.

Kategori yang dipakai tidak bisa dihapus

Kategori yang masih dipakai kontak aktif tidak bisa dihapus. Pindahkan dulu kontaknya ke kategori lain di Kontak.

Custom field

Custom field menambah isian sendiri di data kontak — misalnya Sumber Lead, Budget, atau Tanggal Lahir Anak. Isian ini berlaku untuk semua kontak di bisnismu, dan muncul di form kontak, tabel, filter, serta papan prospek.

Halaman Custom Field Kontak dengan keterangan "Tambah bidang isian sendiri untuk kontak — teks, angka, dropdown, dan lainnya.", tombol Tambah Field, dan tabel berkolom Label, Tipe, Opsi, Wajib, dan Aksi berisi satu field "Contoh Sumber Lead".

1. Klik Tambah Field.
2. Isi form, lalu klik Tambah.

Dialog "Tambah Custom Field": isian Label ("mis. Sumber Lead"), pilihan Tipe berisi "Teks singkat", kotak centang "Wajib diisi", serta tombol Batal dan Tambah.

Isian	Keterangan
Label	Wajib. Nama isian yang tampil di form kontak
Tipe	Jenis isian (lihat tabel di bawah)
Opsi Pilihan	Muncul untuk tipe pilihan. Klik Tambah Opsi untuk setiap pilihan
Wajib diisi	Centang kalau isian ini harus diisi setiap kali menyimpan kontak

Tipe	Cocok untuk
Teks singkat	Satu baris teks, misalnya nama perusahaan
Teks panjang	Catatan beberapa baris
Angka	Budget, jumlah anggota keluarga, dan sejenisnya
Dropdown	Satu pilihan dari daftar, ditampilkan sebagai menu turun
Pilihan (radio)	Satu pilihan dari daftar, semua opsi terlihat
Centang banyak (checklist)	Boleh memilih lebih dari satu opsi

Menghapus custom field

Saat sebuah field dihapus, nilai yang sudah tersimpan di kontak tidak akan ditampilkan lagi.

Custom field juga bisa dikelola langsung dari daftar kontak lewat tombol Kelola Field — lihat Kontak.

Label chat

Label chat adalah penanda berwarna di percakapan, misalnya Hot Lead, VIP, atau Komplain, supaya tim bisa mengenali dan menyaring chat dengan cepat.

Halaman Label Chat di tab Label Chat dengan keterangan "Penanda cepat di percakapan...", tulisan "Total 0 label", tombol Tambah Label, dan keadaan kosong "Belum ada label" dengan tombol "Tambah Label Pertama".

1. Klik Tambah Label.
2. Isi form, lalu klik Tambah.

Dialog "Tambah Label": isian Nama, Posisi (1) dengan keterangan "Posisi yang lebih kecil tampil lebih dulu.", Tag (opsional), deretan pilihan Warna, isian Hex "#3498DB" dengan tombol Auto, serta tombol Batal dan Tambah.

Isian	Keterangan
Nama	Wajib, maksimal 255 karakter
Posisi	Wajib. Urutan tampil — angka lebih kecil tampil lebih dulu
Tag (opsional)	Kode singkat tambahan untuk label
Warna	Pilih dari palet, atau ketik kode warna di Hex (format #RRGGBB). Tombol Auto memilihkan warna

Label bawaan sistem ditandai dan tidak bisa dihapus.

Cara memasang label ke percakapan ada di Membalas percakapan.

Status dan kategori tiket

Dua bagian ini dipakai oleh Tiket support.

• Status tiket menjadi kolom di papan tiket, misalnya Baru, Diproses, Selesai. Form-nya sama dengan label chat: Nama, Posisi, Tag (opsional), dan Warna. Posisi menentukan urutan kolom di papan.
• Kategori Tiket mengelompokkan jenis masalah, misalnya Kendala Pesanan, Retur, atau Billing, untuk filter dan laporan. Setiap kategori punya nama, deskripsi, dan status aktif.

Halaman Status tiket di tab Status tiket, berisi tulisan "Total 3 label", tombol Tambah Label, dan tabel berkolom Nama, Warna, Posisi, Tag, dan Aksi dengan tiga status contoh berurutan posisi 1–3: Contoh Baru, Contoh Diproses, Contoh Selesai.

Dialog "Tambah Label" di halaman Status tiket: isian Nama, Posisi, Tag (opsional), pilihan Warna dan Hex, serta tombol Batal dan Tambah. Di belakangnya terlihat tiga status contoh: Contoh Baru, Contoh Diproses, dan Contoh Selesai.

Halaman Kategori Tiket di tab Kategori Tiket: kolom "Cari nama / deskripsi...", tulisan "Total 1 kategori", tombol Tambah Kategori, dan tabel berkolom Nama, Slug, Deskripsi, Status, Dibuat, dan Aksi berisi kategori "Contoh Kendala Pesanan" (deskripsi "Pesanan terlambat, salah kirim, atau barang rusak.") berstatus Aktif.

Panduan lengkap memakai status dan kategori di papan tiket ada di Tiket support.

Media Manager

Media Manager menyimpan file bisnismu — foto produk, dokumen, lampiran template — dalam folder. Ruang penyimpanannya mengikuti kuota storage paketmu.

Halaman Media Manager: lokasi folder "Beranda", bilah Pemakaian Storage "0 MB / 1.000 MB (0%)", tombol Buat Folder dan Upload, serta satu folder "WhatsApp ..." berisi 2 item.

Elemen	Keterangan
Lokasi folder	Jejak folder yang sedang dibuka. Klik Beranda untuk kembali ke tingkat teratas
Pemakaian Storage	Ruang yang sudah terpakai dari kuota paket
Buat Folder	Membuat folder baru di lokasi yang sedang dibuka
Upload	Mengunggah file ke folder yang sedang dibuka

Membuat folder

1. Buka lokasi tempat folder akan dibuat (atau tetap di Beranda).
2. Klik Buat Folder.
3. Isi Nama Folder — hanya huruf, angka, spasi, _, dan -, maksimal 100 karakter. Misalnya Foto Produk atau Dokumen Kontrak.
4. Klik Buat Folder.

Dialog "Buat Folder Baru" dengan keterangan "Folder akan dibuat di tingkat Beranda", isian Nama Folder ("mis. Foto Produk, Dokumen Kontrak") berketerangan "Huruf, angka, spasi, _, dan - saja.", serta tombol Batal dan Buat Folder.

Mengunggah file

Klik Upload lalu pilih file. Batasannya:

Batas	Nilai
Ukuran maksimal	3 MB per file
Jenis file	Gambar (PNG, JPG, WEBP), audio (OGG, MP3), video (MP4), PDF, CSV, TXT, serta dokumen Word, Excel, dan PowerPoint

Klik sebuah file untuk membuka Pratinjau Media. Dari situ kamu bisa Buka di Tab Baru atau Salin URL untuk ditempel di tempat lain.

Batas penghapusan

Folder yang masih berisi file tidak bisa dihapus — kosongkan dulu. File yang sudah dihapus tidak bisa dikembalikan.

Kalau paket storage belum aktif, Media Manager menampilkan Paket storage belum aktif dan unggahan akan ditolak sampai kamu mengaktifkan paket lewat tombol Beli Paket. Lihat Billing & paket.

Template pesan

Template pesan adalah pesan WhatsApp siap pakai untuk broadcast, follow-up, auto-reply, dan notifikasi transaksi. Buat sekali, pakai berkali-kali.

Halaman Template Pesan: kolom "Cari nama template...", tulisan "Total 10 template", tombol Tambah Template, dan tabel berkolom Preview, Nama, Tipe, Konten, Media, dan Aksi berisi template notifikasi bawaan seperti Notifikasi Pesanan Pending (Customer), Notifikasi Pembayaran Disetujui (Customer), Notifikasi Pesanan Diproses/Dikirim/Dibatalkan (Customer), Notifikasi Bukti Transfer Masuk (Agent), dan Notifikasi Transaksi Masuk (Agent), semuanya bertipe "Deskripsi (teks polos)".

Bisnis baru sudah mendapat 10 template notifikasi bawaan untuk event pesanan dan pembayaran. Kamu bisa mengubah isinya sesuai gaya bahasamu.

Centang beberapa template lalu klik Hapus Terpilih untuk menghapus sekaligus.

Membuat template

1. Klik Tambah Template.
2. Pilih tipe di tab atas.
3. Isi data template dan isi pesannya. Pratinjau di kanan langsung menampilkan tampilannya di WhatsApp.
4. Klik Tambah Template.

Form "Tambah Template WhatsApp" yang masih kosong: tab tipe Teks (aktif) / Tombol / List / Voting / Lokasi, bagian Data & Template (Nama Kategori, Media "Teks", Tag (opsional) "id, en", Kategori), bagian Konten dengan kotak "Isi pesan wajib diisi.", tombol Batal dan Tambah Template, serta panel Preview bergaya WhatsApp di kanan bertuliskan "(Isi pesan akan tampil di sini)".

Tipe	Isinya
Teks	Pesan biasa (di daftar tertulis "Deskripsi (teks polos)")
Tombol	Pesan dengan 1–3 tombol. Setiap tombol punya nama dan jenis: Reply (kirim balasan), URL (buka link), atau Telepon. Tombol URL wajib berisi link, tombol telepon wajib berisi nomor. Ada isian Footer opsional (maksimal 60 karakter)
List	Pesan dengan tombol pemicu yang membuka daftar pilihan. Minimal 1 section, dan tiap section minimal 1 item berjudul. Ada isian Footer opsional
Voting	Pesan berisi polling dengan minimal 2 opsi
Lokasi	Mengirim titik lokasi. Wajib mengisi latitude (−90 sampai 90) dan longitude (−180 sampai 180)

Isian	Keterangan
Nama Kategori	Wajib. Ini adalah nama template (labelnya memang tertulis begitu di form), maksimal 255 karakter. Nama inilah yang kamu pilih saat memakai template
Media	Teks (tanpa lampiran), Gambar, Video, Dokumen, atau Audio. Kalau memilih selain Teks, muncul tempat mengunggah file
Tag (opsional)	Kode singkat maksimal 10 karakter, misalnya kode bahasa id atau en
Kategori	Teks bebas untuk mengelompokkan template, maksimal 100 karakter
Isi pesan	Wajib. Mendukung emoji, baris baru, dan format WhatsApp seperti *tebal*

Lampiran media	Format	Ukuran maksimal
Gambar	JPG, PNG, WEBP	2 MB
Video	MP4, MKV	25 MB
Dokumen	PDF, DOC, DOCX	3 MB
Audio	MP3, WAV, OGG	3 MB

Tombol dan List di WhatsApp scan QR

Pesan bertipe Tombol dan List sering tidak tampil di HP penerima kalau dikirim lewat nomor WhatsApp scan QR. Untuk meminta pelanggan memilih jawaban, pakai tipe Voting, atau tulis pilihan bernomor di pesan teks biasa.

Mengedit template

Klik nama template atau ikon edit untuk membuka Edit Template WhatsApp.

Halaman Edit Template WhatsApp untuk template bawaan "Notifikasi Pesanan Pending (Customer)": tab tipe Teks aktif, Media "Teks", Tag kosong, lalu isi pesan berisi sapaan {customer_name}, nama {business_name}, No. Ref {ref_no}, tanggal {datetime}, item pesanan {items_detail}, subtotal, ongkir, total bayar, alamat, status "Menunggu Pembayaran", dan tautan {invoice_link}; di kanan tampil pratinjau gaya WhatsApp beserta catatan bahwa tampilan asli bisa berbeda.

Tulisan dalam kurung kurawal seperti {customer_name} adalah variabel yang diganti otomatis saat pesan dikirim. Variabel yang tersedia bergantung di mana template dipakai — daftar variabel transaksi ada di Notifikasi, dan variabel broadcast ada di Broadcast WhatsApp.

Pratinjau hanya perkiraan

Panel Preview adalah gambaran ringkas. Tampilan asli di WhatsApp bisa sedikit berbeda tergantung versi aplikasi penerima.

Balasan cepat

Tab terakhir, Balasan Cepat, berisi jawaban siap pakai yang bisa dimasukkan tim CS ke kolom balasan CRM Chat — teks maupun dengan gambar, video, audio, atau dokumen.

Pustaka Balasan Cepat di tab Balasan Cepat Data & Template: kolom cari, tombol Tambah Balasan Cepat, dan satu item contoh "Contoh Salam Pembuka" berjenis teks.

Cara membuat dan memakainya dijelaskan lengkap di Balasan cepat.

Template pesan atau balasan cepat?

Balasan cepat dipakai manual oleh CS saat membalas chat. Template pesan dipakai oleh fitur otomatis — broadcast, auto-reply, follow-up, dan notifikasi.

Terkait

• Kontak
• Tiket support
• Balasan cepat
• Notifikasi
• Broadcast WhatsApp
• Balasan kata kunci